Những sai lầm khi tổ chức hội thảo, hội nghị thường gặp phải

0
288

Tổ chức hội thảo, hội nghị hay bất cứ chương trình nào đều cần lên kế hoạch cụ thể để không gặp phải sự cố nào đó, không phải đơn giản để tổ chức một sự kiện quy mô và uy tín, rất nhiều sai lầm của đơn vị tổ chức cũng như chủ đầu tư, bài viết này sẽ chỉ ra những sai lầm nghiêm trọng các doanh nghiệp thường mắc phải khi tự tổ chức khai trương, hội thảo, hội nghị, để công ty có cái nhìn khách quan nhất về những sự kiện này.

Cố gắng tiết kiệm chi phí

Bất kì vị sếp nào cũng hy vọng bạn có thể tổ chức hội thảo thật hoàng tráng, ấn tượng với mức kinh phí thật thấp. Nếu như trong đầu bạn đang có những ý tưởng thật táo bạo, đột phá cho chương trình thì sáng kiến đó sẽ bị “dập tắt” ngay khi sếp đưa cho bạn bảng ngân sách chi tiêu cho tổ chức hội thảo. Lúc này, bạn buộc phải tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ rẻ nhất.

Bạn có thể dễ dàng lấy được những bảng báo giá từ các đơn vị khác nhau và không khó để chọn được dịch vụ tổ chức hội thảo rẻ nhất. Tuy nhiên, liệu bạn có chọn đúng đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất? Một sự thật hiển nhiên là giá cả và chất lượng dịch vụ luôn song hành với nhau. Giá rẻ liệu có đi đôi cùng chất lượng tốt? Chắc hẳn trong đầu bạn đã tự có câu trả lời.

Lời khuyên dành cho bạn: Hãy thuyết phục sếp chi ra một mức ngân sách hợp lý để đảm bảo chất lượng tổ chức hội thảo. Những dịch vụ giá rẻ mặc dù sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản ngân sách kha khá nhưng cũng có thể phá hỏng toàn bộ chương trình và công sức bạn đã bỏ ra để lên kế hoạch. Bạn biết điều tồi tệ nhất là gì không? Điều đó sẽ mang lại những trải nghiệm không mấy tốt đẹp và lưu lại ấn tượng xấu với khách mời cũng như sếp của bạn.

Thiếu tinh tế trong việc xử lý tình huống phát sinh

Cho dù bạn là người giỏi trong việc lên kế hoạch và quản lý mọi thứ nhưng liệu rằng bạn có đủ khả năng để ứng phó với mọi tình huống bất ngờ có thể xảy ra khi tổ chức hội thảo trong khi vừa phải bao quát toàn bộ các công việc khác.

Bạn sẽ làm gì khi có hơn một nửa số lượng khách mời đến sớm hơn so với dự kiến trong khi các hạng mục vẫn chưa sẵn sàng? Sẽ ra sao nếu như chiếc bánh khai tiệc vô tình bị hỏng trong quá trình vận chuyển hay những thiết bị sự kiện bất ngờ gặp trục trặc? Mặc dù đây chỉ là những tình huống phát sinh mà bạn nghĩ chưa chắc sẽ xảy ra. Không may mắn thay, xác suất của nhưng tình huống này xảy ra khá cao. Kể cả những người tổ chức hội thảo chuyên nghiệp nhất cũng khó tránh khỏi những tình huống như vậy.

Kịch bản tổ chức hội thảo nhàm chán thiếu ý tưởng

Một kịch bản tổ chức hội thảo với những nội dung quen thuộc, nhàm chán rất dễ khiến cho khách mời của bạn cảm thấy buồn ngủ hoặc muốn bỏ về giữa chừng khi chương trình còn chưa kết thúc. Ngược lại, một kịch bản với những nội dung hấp dẫn sẽ giữ chân khách mời đến những phút cuối cùng.

Một kịch bản hay được xây dựng dựa trên một ý tưởng “đắt giá”. Nó được coi là xương sống, góp phần định hình cho cả một chương trình, đồng thời truyền tải thông điệp mà bạn mong muốn.

Newmedia là đơn vị chuyên tổ chức hội nghị và sự kiện với hơn 10 năm kinh nghiệm, chắc chắn sẽ là giải pháp tốt nhất cho công ty của bạn, đơn vị tổ chức sự kiện với giá tốt và hợp lý nhất, kịch bản được chúng tôi lên ý tưởng sáng tạo, độc đáo chắc chắn làm hài lòng cho quý công ty, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn.

Dịch vụ đang hot: tổ chức lễ tổng kết cuối năm

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.